Desksharing & Buchungssysteme – wie viele Arbeitsplätze braucht Ihr Unternehmen in Zukunft?

Desksharing & Buchungssysteme – wie viele Arbeitsplätze braucht Ihr Unternehmen in Zukunft?

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Homeoffice, mobiles Arbeiten und hybride Modelle sind längst fester Bestandteil des Büroalltags. Viele Unternehmen stehen deshalb vor einer zentralen Frage: Wie viele Büroarbeitsplätze brauchen wir künftig wirklich?

Klassische Bürostrukturen mit festen Schreibtischen stoßen zunehmend an ihre Grenzen. Arbeitsplätze bleiben leer, während an anderen Tagen Engpässe entstehen. Die Lösung liegt in Desksharing-Konzepten in Kombination mit digitalen Buchungssystemen.

Warum klassische Büroplanung nicht mehr ausreicht

Das Prinzip „eine Person – ein Arbeitsplatz“ passt oft nicht mehr zur Realität. Die Folge:

• ungenutzte Büroflächen

• unnötige Kosten

• fehlende Flexibilität

• wenig Transparenz über tatsächliche Nutzung

Statt Annahmen braucht es heute datenbasierte Entscheidungen.

Desksharing als Antwort auf hybride Arbeitsmodelle

Beim Desksharing werden Arbeitsplätze flexibel genutzt. Mitarbeitende buchen sich bei Bedarf einen freien Schreibtisch – tage- oder stundenweise. Das Büro passt sich dem tatsächlichen Bedarf an und nicht umgekehrt.

Damit Desksharing funktioniert, braucht es jedoch klare Regeln und eine verlässliche technische Grundlage.

Buchungssysteme schaffen Transparenz und Planbarkeit

Digitale Buchungssysteme bilden das Herz moderner Arbeitsplatzkonzepte. Sie zeigen:

• wie viele Arbeitsplätze tatsächlich genutzt werden

• wann Stoßzeiten entstehen

• welche Bereiche ausgelastet oder ungenutzt sind

So entsteht eine belastbare Grundlage für die entscheidende Frage:

Wie viele Arbeitsplätze sind wirklich notwendig?

Wie viele Büroarbeitsplätze sind realistisch?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig:

• 10 Mitarbeitende benötigen nicht zwingend 10 feste Arbeitsplätze

• oft reichen 6–8 flexibel nutzbare Plätze

• abhängig von Homeoffice-Quote, Teamstruktur und Aufgaben

Buchungssysteme liefern die Daten, um diese Entscheidungen objektiv und nachvollziehbar zu treffen.

Vorteile für Unternehmen

Die Kombination aus Desksharing und Buchungssystemen bietet klare Mehrwerte:

• Kostensenkung durch optimierte Flächennutzung

• Flexibilität für hybride Arbeitsmodelle

• Planungssicherheit durch reale Nutzungsdaten

• Zufriedenheit durch transparente Regeln

• Zukunftsfähigkeit für wachsende Organisationen

Worauf es bei der Umsetzung ankommt

Desksharing ist nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Veränderung:

• klare Spielregeln für Mitarbeitende

• intuitive Buchungssysteme

• passende Büroausstattung und Zonen

• begleitende Kommunikation und Schulung

Fazit

Die Frage lautet nicht mehr, ob sich Büros verändern, sondern wie sinnvoll. Desksharing und Buchungssysteme helfen Unternehmen, die richtige Anzahl an Arbeitsplätzen zu definieren – flexibel, datenbasiert und zukunftssicher.

ISFORT begleitet Sie dabei als kompetenter Partner – von der Analyse Ihres tatsächlichen Flächenbedarfs über passende Buchungslösungen bis hin zu Büroeinrichtung und Technik.

Für die Umsetzung setzen wir dabei auf das Smart-Workplace-System GoBright.

GoBright ermöglicht die einfache Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen per App, Web oder Outlook, zeigt verfügbare Plätze auf interaktiven Büroplänen und liefert wertvolle Auswertungen zur tatsächlichen Flächennutzung. So wird Desksharing transparent, planbar und im Arbeitsalltag leicht umsetzbar.

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Als geprüfter Quality Office Consultant werte ich Ihre Ergebnisse gerne persönlich aus und berate Sie individuell zu den nächsten Schritten für Ihre Büroplanung.